Los comerciantes mayoristas de ferretería a menudo encuentran muchos problemas en la gestión de carga.
Lao Chen, de la calle mayorista de hardware Glodok de Yakarta, descubrió durante un inventario el año pasado que su cuenta mostraba 470 piezas de válvulas de bola de cobre de 4 puntos, pero en realidad sólo quedaban 210 piezas en el almacén.
La razón es que los envíos mayoristas se registran como «cajas» y las ventas minoristas como «unidades», por lo que los dos conjuntos de cuentas no pueden conciliarse.
Hay más de 1.800 SKU en su tienda, como juntas de tuberías de agua, tornillos de expansión, discos de corte, cintas de materia prima, etc. Una vez que se refinen las especificaciones, la cantidad aumentará.
El 90% de las ferreterías y tiendas de materiales de construcción con más de mil SKU se encontrarán con este problema.
Por las siguientes cuatro cosas, para las ferreterías con más de 1.000 SKU, no son «mejor si las haces», pero «definitivamente perderás dinero si no las haces».
Lo primero: cambiar la clasificación de «sentimiento» a «reglas»
Al principio, el dueño de la ferretería en su mayoría memorizaba las clasificaciones por sí mismo, como poner las tuberías de agua en una fila, los electricistas en otra fila y las herramientas en otra fila.
Pero cuando el SKU llega a más de 1000, este método no puede aguantar.
El mismo tipo de tornillos, tornillos autorroscantes, tornillos de expansión, tornillos para metales, tornillos para madera, cada uno con diferentes especificaciones, como M4, M5, M6, M8, etc., se incluyen en la categoría de «tornillos», y hay que buscarlos.
El enfoque correcto es clasificarlos en tres niveles: el primer nivel se basa en el uso, como accesorios de tuberías de plomería, materiales eléctricos, herramientas manuales, sujetadores, consumibles y materiales auxiliares; el segundo nivel se basa en el material o tipo, por ejemplo, los accesorios de tuberías de plomería se dividen en partes de cobre, partes de PVC y partes de acero inoxidable;
el tercer nivel se basa en especificaciones y modelos, como las piezas de cobre que se dividen en conductos rectos de 4 puntos, codos de 6 puntos y tees de 1 pulgada.
Cuantas más categorías, mejor. Un comerciante de Yakarta que ha estado vendiendo hardware al por mayor durante 8 años originalmente dividió más de 60 categorías secundarias. Como resultado, los empleados tardaron más en seleccionar categorías que en encontrar productos.
Posteriormente, se redujo a 28 de segundo nivel y 120 de tercer nivel, lo cual fue más rápido porque los SKU de cada categoría se controlaban entre 30 y 80, y el ojo humano podía localizarlos de un vistazo.
Lo segundo: codificar los SKU con barras, no etiquetar los estantes
Muchos jefes interpretan los códigos de barras como «numerar los estantes», lo cual está mal. El código de barras es para cada SKU, no para la ubicación. La misma válvula de bola de cobre de 4 puntos se coloca en la fila 3 del área A y en la fila 1 del área B. El código de barras debe ser el mismo porque es el mismo SKU.
Si el código de barras está codificado según la ubicación del estante, el código de barras se invalidará una vez que se muevan los productos.
Hay dos detalles prácticos en la generación de códigos de barras que son fáciles de causar problemas: Primero, las unidades deben estar unificadas.
El envío al por mayor se realiza por «caja» y al por menor se vende por «pieza».
Este es el escenario más común en la industria del hardware.
La solución es utilizar códigos de barras para distinguir unidades y generar códigos de caja y códigos individuales por separado.
El sistema está configurado en 1 caja = 200 piezas y los almacenes de entrada y salida se convierten automáticamente. Lao Chen sufrió una pérdida antes porque no realizó esta conversión.
Vendió al por mayor 3 cajas, pero el sistema solo dedujo 3 cajas. En segundo lugar, el código de barras debe poder escanearse.
La mayoría de los productos de la ferretería son artículos pequeños y las etiquetas son demasiado pequeñas para escanearlas.
Se recomienda utilizar etiquetas de 30 mm × 20 mm o más, y la resolución de impresión no debe ser inferior a 203 ppp.
Para tornillos de expansión cilíndricos, el código de barras debe pegarse en la superficie plana de la bolsa de embalaje. No lo fije alrededor del cilindro.
Si la curvatura es demasiado grande, el escáner de código de barras no podrá leerla.
La tercera cosa: configurar la advertencia de inventario, es mejor esperar el reabastecimiento que reponer por adelantado
Los ciclos de reabastecimiento de los proveedores de hardware y materiales de construcción varían mucho. Las piezas estándar (tornillos, clavos, cinta adhesiva) suelen llegar en 2 o 3 días, pero los accesorios de tubería especiales (codos de acero inoxidable 316, válvulas de bola de alta presión) pueden tener que esperar entre 2 y 3 semanas.
Si no hay una alerta temprana y el cliente espera hasta que el producto se agote para encontrar al proveedor, el cliente habría ido a la puerta de al lado a comprarlo.
El valor de alerta temprana no se puede configurar en la cabeza.
Una fórmula práctica es: valor de alerta temprana = ventas diarias promedio × número de días de reposición × 1,5. Un factor de 1,5 es un colchón de seguridad.
Tomemos como ejemplo la válvula de bola de cobre de 4 puntos de Glodok en Yakarta.
El promedio de ventas diarias es de 12 piezas y se necesitan 5 días para reponer la mercancía. El valor de advertencia es 12 × 5 × 1,5 = 90 piezas. El sistema le recordará automáticamente cuando el inventario baje a 90 piezas.
Realice un pedido en este momento y llegarán 200 piezas en 5 días, justo a tiempo. Sin embargo, hay una excepción.
Los productos de temporada deben configurarse por separado.
Por ejemplo, para los revestimientos impermeables antes de la temporada de lluvias y las juntas de tuberías de riego durante la temporada seca, el volumen de ventas diario promedio durante la temporada alta es de 3 a 5 veces mayor que en épocas normales.
El valor de alerta temprana debe recalcularse en función de los datos de la temporada alta y no se puede utilizar el promedio anual.
La cuarta cosa: Conciliar cuentas una vez al mes, no esperar al inventario de fin de año para descubrir problemas
Las diferencias de inventario en las ferreterías tienen una característica: las diferencias son pequeñas pero persistentes.
El jefe puede considerar que la diferencia de unas pocas docenas de piezas por mes «no es demasiada», pero los bienes acumulados en un año pueden ascender a decenas de miles de yuanes.
La importancia de la conciliación mensual es controlar las diferencias dentro del rango rastreable. Si hay una diferencia de 50 piezas, puedes recordar qué lote de productos fue el problema, pero si hay una diferencia de 5000 piezas, solo puedes admitirlo.
La conciliación no requiere suspensión de negocios.
Se recomienda seleccionar entre el 20% y el 30% de los SKU por categoría en la tarde del último día hábil de cada mes. Centrarse en tres categorías: productos de alto valor (herramientas eléctricas, piezas de cobre, válvulas especiales) en cantidad total; mercancías de alta frecuencia dentro y fuera del almacén (tornillos, láminas de corte, cintas de materia prima) en cantidad completa; y SKU de baja frecuencia pero de cola larga en todas las cantidades.
Una vez completado el pedido, el sistema genera automáticamente un informe de discrepancia y verifica los motivos artículo por artículo.
Hay tres fuentes más comunes de discrepancias: los envíos mayoristas se envían en cajas pero el sistema los deduce individualmente, las devoluciones no se registran y los proveedores envían menos pero no verifican al recibir la mercancía.
Ajuste la cuenta en el acto después de encontrar el motivo y no traslade la diferencia al mes siguiente.
Kingdee Wisdom Notes International Edition Ailit es un sistema inteligente de compra, venta e inventario impulsado por IA desarrollado por Kingdee Group específicamente para pequeños y medianos comerciantes. En este sistema se pueden completar las cuatro cosas: gestión de clasificación empresarial de hardware y materiales de construcción, generación de códigos de barras, advertencia de inventario e inventario mensual.
Para los comerciantes de los centros de hardware y materiales de construcción del sudeste asiático, como Yakarta, Ho Chi Minh y Bangkok, utilizar un conjunto de compras, ventas e inventario inteligentes para solucionar la situación caótica después de que los SKU superen los mil es una opción más rentable que contratar a un gerente de almacén adicional.
